On peut croire que le tampon est un élément obligatoire à une entreprise. Il n’est pourtant pas obligatoire, mais indispensable. Il va vous permettre d’officialiser un document ou d’y apposer une mention particulière. Qu’est-ce qu’on doit retrouver sur ce fameux tampon ? Faisons le point sur le cachet d’entreprise.
Plan de l'article
Le tampon d’entreprise, kesako ?
Il est difficile de donner une définition juridique et légale au tampon d’entreprise. Du côté littéraire, on peut le définir comme une marque distinctive et originale, propre à une personne ou à une entreprise.
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On peut se permettre de créer son propre tampon d’entreprise dès la création d’entreprise. Pour ce faire, vous pouvez passer la commande auprès d’un professionnel. Sur la toile, vous n’aurez pas de difficultés à trouver un site qui propose la conception d’un cachet personnalisé. Pour un cachet, il faut prévoir entre 20 et 40 euros.
Ce coût de fabrication va dépendre en partie de la taille du tampon. En effet, cette dernière va être définie en fonction des informations que vous allez mettre sur le cachet d’entreprise. Pour la conception, vous pouvez aussi choisir la matière du tampon lui-même. Pour que le tampon puisse vous accompagner sur plusieurs années, vous pouvez directement vous tourner vers le modèle métallique. Cependant, il est toujours possible de rester sur le modèle en bois ou en plastique.
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Que dit la loi sur les mentions obligatoires sur le tampon d’entreprise ?
C’est l’article R123-237 du code du commerce qui fait rappel des informations obligatoires sur certains documents de l’entreprise. On doit retrouver celles-ci sur les factures, les correspondances, les récépissés, les tarifs, les bons de commande, les documents officiels et publicitaires. Vous pouvez vous dire que ces informations n’intéressent pas vraiment celui qui va recevoir la lettre ou qu’il s’agit d’un document interne, mais vous ne pourrez pas vous en passer.
Il est à noter que dans cet article R123-237, il n’y a pas d’indications sur les informations obligatoires à mettre sur le tampon d’entreprise. Même si la législation ne s’est pas étalée sur le sujet, l’entreprise se doit quand même de mettre sur son cachet certaines informations.
Est-il obligatoire d’utiliser un tampon ?
Si on se réfère toujours à la législation, aucun texte n’oblige votre entreprise à utiliser un tampon. Libre à vous de décider de son utilisation. Rappelons quand même que son utilisation est recommandée, car le cachet permet une identification rapide. D’un seul coup, vous pourrez en quelque sorte officialiser le papier de l’entreprise : vous pourrez mettre sur le bon de commande toutes les informations obligatoires, et ce, en évitant toute erreur.
Il est à préciser que pour que le document ait une valeur juridique, l’apposition d’un cachet ne suffit pas. Il faudra également signer le document en question.
Les différents types de tampon
Vous allez remarquer qu’une entreprise peut avoir recours à différents types de tampon. En effet, on en distingue quelques types dont :
- Le tampon personnalisé : c’est le modèle que vous pourrez utiliser sur un contrat, un devis ou un partenariat. Les informations sur le marquage de celui-ci doivent permettre l’identification de l’entreprise. On devra par exemple retrouver la dénomination commerciale, l’adresse du siège social ainsi que les numéros d’immatriculation légaux.
- Le tampon de poche : c’est une version miniature du tampon personnalisé. C’est le modèle utilisé par les collaborateurs de l’entreprise en déplacement.
- Le tampon standard : sur celui-ci, on retrouve très peu d’informations et son utilisation peut varier en fonction du marquage. Un tampon standard peut par exemple comporter la mention « Payé », « Confidentiel », « Urgent », « Livré » ou encore « Validé ».
- Le tampon numéroteur : c’est aussi un autre type de tampon et il sert uniquement à numéroter les documents.
- Le tampon dateur : c’est un tampon qui sert à dater les documents pour faciliter son triage et pour retracer son émission ou sa réception.
Les différents types de tampons présentés ci-dessus ne sont que quelques-uns, car on peut vous proposer la conception d’autres tampons plus spécifiques.
Les informations à mettre sur son cachet d’entreprise
Comme nous l’avons évoqué ci-dessus, les informations à mettre sur le tampon d’entreprise peuvent varier d’un type de tampon à un autre. Cependant, sur le tampon personnalisé, le modèle permettant l’officialisation d’un document, on doit retrouver les informations suivantes:
- La dénomination sociale ou le nom de l’entreprise,
- L’adresse du siège social de l’entreprise,
- Ses coordonnées dont son adresse e-mail, son numéro de téléphone, son site internet,
- Son statut juridique,
- Le montant de son capital social,
- Son RCS et son numéro SIRET,
- Son TVA intracommunautaire.
Si vous avez encore un peu de place, vous pouvez vous permettre de mettre votre logo. Pour un auto-entrepreneur, son tampon personnalisé peut comporter son code NAF ou son code APE SCI. Pour une association, on doit retrouver la mention « Association loi 1901 n°xxxxx ».
